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Berufsbildung (Leonardo da Vinci)

 Regierung von Oberbayern Information des ISB zu den EU-Programmen

Ablauf und Phasen einer Lernmobilität von Einzelpersonen (KA 1 - Learning Mobility of Individuals)

Achtung: Alle Hinweise gelten noch für das alte Programm Erasmus+  (2014 bis 2020). Ein Update auf das neue Programm Erasmus+ (2021-2027) erfolgt demnächst.

Im Programm Erasmus+ versteht man in der Schlüsselaktion 1 (Key Action, KA 1) unter Einzelpersonen die Lernenden (ehemals IVT, z.B. Berufsschülerinnen und -Schüler, Auszubildende und Ausgebildete bis zu einem Jahr nach ihrer Berufsabschlussprüfung) und die Lehrenden (ehemals VETPRO, z.B. Berufsschullehrkräfte und Ausbilderinnen bzw. Ausbilder der Betriebe).

Die genauen Bedingungen findet man im Programmleitfaden Erasmus+ (PDF mit ca. 260 Seiten). Danach gliedert sich die Leitaktion 1 (Key Action 1) in die drei folgenden Aktionsarten auf:

  1. Mobilität in der Berufsbildung (Mobility project for VET learners and staff - "LEONARDO DA VINCI"):
    Geeignet für Auszubildende, Lehrkräfte einer Berufsschule und den Ausbildern des dualen Partners, die ein Betriebspraktikum in einem ausländischen Betrieb, ein Job-Shadowing und ein Unterrichten an einer ausländischen Partnerschule oder Betrieb oder einen Kurs absolvieren wollen. Die Lehrkräfte müssen nicht von der gleichen Berufsschule sein.
    Hinweis: Kursgebühren werden nicht gefördert, aber die An- und Abreisetage!
    Minderjährige und behinderte Auszubildende können von Lehrkräften begleitet werden (Tipp: Die Begleitpersonen dann im Antragsformular unter "Lehraufenthalte für Bildungspersonal im Ausland" eintragen, da höhere Fördersätze!)
    Unterlagen dazu sind hier zu finden.

  2. Personalmobilität im Schulbereich (Mobility project for school education staff - "COMENIUS"):
    Geeignet für Lehrkräfte einer Schule (Berufsschule, FOS, BOS, ...) zum Besuch von Fortbildungskursen:) an ausländischen Partnereinrichtungen, zu einem Job-Shadowing und zum Unterrichten an einer ausländischen Partnerschule. Die Lehrkräfte müssen von der gleichen Schule sein.
    Hinweis: Kursgebühren werden in der Höhe von max. 70 € / Tag gefördert und auch die An- und Abreisetage!
    Unterlagen dazu sind hier zu finden.

  3. Mobilität in der Erwachsenenbildung (Mobility project for adult education staff - "GRUNDVIGT"):
    Nicht geeignet für allgemeinbildende und berufsbildende Schulen - auch nicht für die Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung in Dillingen a.d. Donau!
    Unterlagen dazu sind hier zu finden.

:)Jede berufliche Schule sollte im Rahmen ihrer Internationalisierungsstrategie bzw. ihres Europäischen Entwicklungsplans (European Development Plan) und ihresSchulentwicklungsprogramms [siehe BayEUG Art 2 (4)] ihre Schulentwicklung (Organisations- und Personalentwicklung) - über alle Abteilungen und Fachbereiche hinweg - ihren jährlichen Bedarf an Fortbildungskursen (z.B. zu den Themen: Managementkompetenzen, Mitarbeiterkompetenzen, neue Lehrmethoden oder Lehrmittel, europäische Dimension, Sprachkenntnisse, Curriculum, Organisation von Lehre und Lernen) sammeln und in einem gemeinsamen Antrag beantragen. Man kann jährlich einen Antrag stellen; als Dauer kann trotzdem 24 Monate angegeben werden! Die Kurse sind u.a. in einer Kursdatenbank (SchoolEducationGateway), die in das eTwinning-Portal integriert ist, veröffentlicht.

Die folgende Übersicht dient als Hilfe zur erfolgreichen Durchführung einer Mobilität in der Berufsbildung (Leonardo da Vinci-Mobilität). Die Richtigkeit der Angaben wird nicht gewährt!

1. Schritt: Registrierung der Institution (Schule)

Ein Projektleiter der Institution (Schule) muss sich zuerst beim EU Login (ehemals ECAS) unter https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi registrieren. Dies ist ist nicht notwendig, wenn man bereits aufgrund früherer Projekte für das ‚Mobility Tool‘ registriert ist. Diese Zugangsdaten kann man direkt für den nächsten Schritt verwenden.

Sobald Sie im EU Login registriert sind, können Sie Ihre Einrichtung im "Participant Portal" der Europäischen Kommission mithilfe des Tools "Unique Registration Facility (URF)" unter http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html registrieren. Die Einrichtung erhält eine ID-Nummer (sog. Project-Identification-Number, PIC), die zur Antragstellung berechtigt.

Zur Registrierung stehen folgende Anleitungen zur Verfügung:

Die folgenden 3 Unterlagen müssen noch in das Participant Portal zur Registrierung einer Schule hochgeladen werden:

  • Formblatt Rechtsträger öffentliche Einrichtung
  • "Kopie von Entschliessung, Gesetz, Erlass oder Beschluss über die Schaffung der Einrichtung" - die bayerischen Regierungen sind dementsprechend vom ISB informiert worden!
  • Formblatt Finanzangaben
    Mit KMS Nr. I.5 - 5 H 1033 - 1b.52279 vom 07.07.2014 (siehe www.km.bayern.de/erasmusplus) wurde für Bayern festgelegt, dass die Fördergelder von der Nationalen Agentur (NA-BIBB und PAD) zuerst auf ein Konto bei der jeweiligen Regierung bzw. ab Antragsjahr 2018 bei dem Landesamt für Schule (LfS) (Staatsoberkasse) überwiesen werden müssen. Von dort wird das Geld auf ein eigenes Konto der Institution - sprich Schule - überwiesen. Wichtig sind hier die Dokumente "Bestätigungsschreiben zum Formblatt Finanzangaben" und das "Vorausgefüllte Formblatt ..." für die URF-Registrierung.

Wie man die Finanzen mit der NA-BIBB abrechnet (Finanzhilfevereinbarung, Teilnehmerverträge und Abschlussbericht) entnimmt man dagegen aus dem:

 Vorab sollte man auch die folgenden Unterlagen der NA-BIBB sich noch herunterladen:

2. Schritt: Kontaktaufnahme mit Partnereinrichtung(en)

Mögliche Partner finden Sie über:

 Achtung: Es werden keine vorbereitende Besuche im Programm Erasmus+ genehmigt. Verhandlungen müssen hier z.B. mit Skype oder per E-Mail durchgeführt werden.

3. Schritt: Mandate, Absichtserklärungen (LOI) oder ECVET-Partnervereinbarungen (MoU)

Die Registrierung der beteiligten Partner im "Participant Portal" und die PIC-Nummern im Mobilitätsantrag ersetzen im Programm Erasmus+ die Aufgabe der LOIs! Ein LOI bzw. ein "Mandat" ist im Normalfall nicht notwendig! Laut der Aussage der NA-BIBB wird das sogenannte "Mandat" (engl. mandate) (ähnlich dem LOI) erst beim Mobilitätsantrag eines Nationalen Konsortiums (d.h. Zusammenschluss von mindestens 3 deutschen Schulen) im Rahmen der Leitaktion 1 und bei strategischen Partnerschaften (KA 2) notwendig. Nur aus diesem Grund steht diese Option auch im Antragsformular.

Trotzdem kann man sich zusätzlich freiwillig vertraglich absichern. Bei z.B. beidseitigen Mobilitäten wurden früher die vertraglichen Bindungen zwischen den Partnern durch zwei z.B. englischsprachige Letter of Intent (LOI, dt. Absichtserklärung) zwischen den beiden Partnerschulen, einen LOI zwischen dem ausländischen Betrieb (hier: Air Dolomiti) und der eigenen Berufsschule und jeweils einen LOI zwischen den deutschen Ausbildungsbetrieben und der ausländischen Partnerschule (hier: Arturo Malignani) hergestellt. Bei den Schulen unterschrieb der Schulleiter (engl. principal) und bei den Betrieben eine zeichnungsberechtigte Kontaktperson (engl. contact person). Oft verlangte die ausländische Nationale Agentur zusätzlich einen Kontrakt zwischen der ausländischen Partnerschule als entsendende Einrichtung bzw. Entsendeorganisation (engl. sending organisation) und der eigenen Berufsschule als aufnehmende Einrichtung bzw. Gastorganisation (engl. host organisation) mit den Qualitätsvereinbarung der EU für Leonardo da Vinci-Mobilitäten. Man sollte bereits grob die Zeiten und die Anzahl der Schülerinnen bzw. Schüler der einzelnen Entsendegruppe (engl. flows) festlegen. Die entsendende Einrichtung benannte einen Mentor, die aufnehmende Einrichtung einen Tutor und jeweils umgekehrt.

Folgende Dokumente stehen als Beispiel zum Download und zur freien Verwendung zur Verfügung :

Eine weitere Möglichkeit zur Sicherung der Qualität und Transparenz von Auslandsaufenthalten ist die ECVET-Partnerschaftsvereinbarung (Memorandum of Understanding, MoU) und die Lernvereinbarung (LA). Die angestrebten Lernergebnisse und Kompetenzen (Learning outcomes) werden vorab beschrieben und festgelegt. Im europass Mobilität werden sie anschließend dokumentiert und bescheinigt. Beispiele stehen auf dem ECVET-Portal in englischer und deutscher Sprache zur Verfügung. 

4. Schritt: Antragsstellung (für KA 1)

Die zur Antragstellung notwendigen Antragsformular (e-Form im PDF-Format) findet man auf der Homepage der NA-BIBB.

Das Antragsformular sollte nur mit der jeweils aktuellsten Version des  Adobe Readers bearbeitet werden..

Eine rechtmäßig bevollmächtigte Person (z.B. der Schulleiter) muss die Ehrenwörtliche Erklärung (engl. Declaration of Honour) unterschreiben und stempeln. Diese muss eingescannt werden und im PDF-Format im Kapitel "Annexes" bzw. "Anhänge" an das Formular angehängt werden. Zusätzlich muss man die verbindliche nationale Anlage "KA1 Mobilität in der Berufsbildung" (EXCEL-Datei) ausfüllen und anhängen.

Eine Übersendung des Antrags in Papierform mit Unterschrift ist nicht mehr notwendig!

Der nächste Antragstermin ist am 2020, 12:00:00 Uhr mittags (Brüsseler Zeit). Diese Projekte können dann zwischen dem 01.06. und 31.12.2020 beginnen und dauern 12 bzw. 24 Monate.

Laut der NA-BIBB reicht es aus, wenn die antragstellende Einrichtung und eine aufnehmende Einrichtung registriert sind. Dies gilt auch, wenn die antragstellende Einrichtung die Teilnehmer in mehrere Länder verschickt (d.h. es müssen nicht alle PICs angegeben werden).

Hinweis: Werden zwei Projekte von den Gutachtern der NA-BIBB hinsichtlich Qualität gleich bewertet, so kommt als weiteres Qualitätskriterium die Anzahl der Nummern der Projektpartner im Ausland hinzu. (Sprich der, der alle PICs der Partner hat ist besser als der, der nur einen PIC hat)

In das Antragsformular beschreibt man alle Teilprojekte der Institution. Man listet also alle Projekte der Lernenden (ehemals IVT) entsprechend der Berufsgruppen und die  beabsichtigten Projekte der Lehrenden (ehemals VETPRO) in einem Antrag auf! Als Projekttitel gibt man einen "übergeordneten" Titel (Gesamttitel) wie z.B. "The school goes international" an.

Achtung: Derzeit gilt, wenn bei mehreren angegebenen Teilprojekten auch nur ein Projekt davon abgelehnt wird, wird der ganze Antrag abgelehnt!!!

Laut Aussage der NA-BIBB (Helpdesk) gilt derzeit Folgendes:

  • Beschreibung der Zielgruppen
  • Beschreibung der Punkte, die für alle zutreffen
  • Beschreibung des Projektmanagements, auf Abweichungen eingehen bezüglich unterschiedlicher Berufsgruppen
  • Detaillierte Beschreibung einer Berufsgruppe - jedoch auf das Wesentliche konzentrieren; die anderen Berufsgruppen überblicksmäßig darstellen, hierbei jedoch schon auf curriculare und fachliche Inhalte eingehen; hier aber auch wieder versuchen, die Gemeinsamkeiten herauszustellen

Wichtig ist noch:

  • Berufsbildende Aspekt ist herauszustellen
  • Beachtung der europäischen Dimension

5. Schritt: Abrufen der Fördergelder aus der Staatsoberkasse der jeweiligen Regierung

In allen Bundesländern - außern in Bayern - müssen die Projektleiter die "Finanzierungslücke" überbrücken. Diese entsteht dadurch, dass die NA-BIBB erst nach dem Ablauf der Mobilität und dem Einreichen des Abschlussberichts durch den Projektleiter die restlichen 20% der Fördermittel überweist. Die Kosten für die Vorbereitung, die Organisation und den Aufenthalt (Unterkunftskosten, Versicherungskosten etc.) müssen jedoch sofort zu 100% bezahlt werden. Die Teilnehmer erhalten normalerweise die restlichen 20% erst, wenn sie ihren Teilnehmerbericht online übermittelt haben. Siehe auch Projektvertrag (Finanzierungsvereinbarung) und Teilnehmer/-innenverträgen - ARTIKEL 4 - Zahlungsmodalitäten!

Tipp: Diese "Finanzierungslücke" lässt sich mithilfe des Fördervereins der Schule oder durch die Auszahlung der Fördermittel von bereits bewilligten Nachfolgeprojekten überbrücken.

Hinweise für staatliche, bayerische Schulen:

Seit Beginn des neuen Programm "Erasmus+" (2014-2020) können die bayerischen Schulen laut KMS Nr. I.5 - 5 H 1033 - 1b.52279 vom 07.07.2014 (siehe www.km.bayern.de/erasmusplus) über die jeweilige Regierung von der Staatsoberkasse (zur Verwaltungsvereinfachung!) gleich die gesamte Fördersumme (100%) abrufen. Dazu muss man einen formlosen Antrag mit Begründung bei der Regierung mit einreichen! Wird dieser Antrag genehmigt, entsteht also keine "Finanzierungslücke" mehr. Zu beachten sind dabei die "Formblätter zur Haushaltsabwicklung".

  • Alle online gestellten Anträge sind zeitgleich als PDF an das ISB (Hr. Plichta bzw. Fr. Edwards/Hr. Kolb) zu senden.
  • Die nach der Förderbewilligung übersandte Finanzierungsvereinbarung wird in zweifacher Ausfertigung (mit Unterschrift des Schulleiters) an das Landesamt für Schule (LfS) zusammen mit dem Formblatt "Projektanzeige" und möglichst auch gleich mit dem Formblatt "Abschlagszahlung" (und dem formlosen Antrag) versendet. Sobald die jeweiligen NA (NA-BIBB bzw. PAD) das von ihr unterschriebene Exemplar zurückgesendet hat, die Unterschriftenseite bitte einscannen und als PDF per E-Mail an das Landesamt für Schule (LfS) senden.
  • Ferner muss der Projektleiter bei der Auszahlung der Fördergelder an die Teilnehmer die steuerrechtlichen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums beachen (Siehe "Schreiben des Bundesfinanzministeriums: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisevergütung"). Es darf kein geldwerter Vorteil für den Teilnehmer entstehen. Die an den Teilnehmer ausgezahlten Tagespauschalen müssen unter den Tagespauschalen liegen, die jährlich neu vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden.
  • Die Differenz zwischen den ausgezahlten Fördergeldern und den steuerlichen Tagespauschalen kann der Teilnehmer in seiner Steuererklärung unter Umständen bei den "Werbungskosten" und dort bei den "Beruflichen Auswärtstätigkeiten" angeben. Genauere Auskunft gibt der jeweilige Steuerberater!

6. Schritt: Beantragung von Komplementärgeldern

Die Komplementärgelder können über einen formlosen Antrag über die zuständige Regierung beim Kultusministerium beantragt werden, wenn die anfallenden Reisekosten nicht bereits zu mindestens 75% durch die EU (Summe aus Reisekosten + Aufenthaltskosten + Organisatorische Unterstützung) gefördert werden. Sie unterliegen den Bestimmungen des Bayerischen Rechnungshofes; daher müssen alle Quittungen und Rechnungen aufgehoben und eingereicht werden. Die Anträge können nur für zukünftige Schülermobilitäten berücksichtigt werden!

Weiteres siehe KMS VII.1-5 L 0122.97.1/1/3 (KMS_Komplementaergelder.pdf) vom 18.11.2008 und auf der Homepage des KM.

7. Schritt: Informationsverfahren (Betriebe, Auszubildende und Eltern)

Ziel des Informationsverfahrens ist es, durch Information und Werbung eine ausreichende Anzahl von Bewerbern und unterstützende Betriebe für die Mobilität zu bekommen. Hier eine Zusammenstellung von Informationsmöglichkeiten:

Hinweis: Das Programm-Logo für die Anschreiben, die Flyer und die eigene Homepage findet man auf der Homepage der EU-Kommission.

8. Schritt: Bewerbungs- und Auswahlverfahren

Generelle Überlegungen:

  • Ein Auswahlverfahren ist erst notwendig, wenn mehr Bewerber als Plätze vorhanden sind.
  • Wählt man eher "gute" Schülerinnen bzw. Schüler aus, um sie zu belohnen?
  • Wählt man auch "schlechte" Schülerinnen bzw. Schüler aus, um sie zu fördern?
  • Auswahl und Absprache mit den dualen Partnern, d.h. mit den Ausbildungsleitern der einzelnen Betriebe

Mögliche Kriterien im Auswahlverfahren:

  • Schulnoten / Ergebnisse der Zwischenprüfung
  • Betriebliche Leistungen wie z.B.:
    - Team- und Kooperationsfähigkeit
    - Zuverlässigkeit
    - Pünktlichkeit
    - fachliche Qualifikation (Betrieb)
  • Schülerinnen bzw. Schüler unterschreiben eine Absichtserklärung/Vorvertrag und schreiben einen kleinen Aufsatz "Warum ich an der Leonardo da Vinci-Mobilität teilnehmen möchte!"
    Beispiel: Bewerbung um einen Platz zur Teilnahme am Leonardo da Vinci-Projekt.pdf und Bewerbung um einen Platz zur Teilnahme am Leonardo da Vinci-Projekt.doc
  • Verfassen eines Europass-Lebenslaufs im Deutsch-, Englisch- oder EDV-Unterricht in Deutsch und Englisch.
    Siehe Anleitung: Erstellen eines europass Lebenslaufs und das EURES-Portal
  • Verfassen eines Europass-Sprachenpasses (ist bereits im Miniformat im Europass-Lebenslauf enthalten)
  • Bereitschaft eines Schülers bzw. einer Schülerin, evtl. einen Gastschülerinnen bzw. -Schüler aufzunehmen (siehe Vorvertrag)
  • Vorhandene Fremdsprachenkenntnisse (ersichtlich aus dem Europass-Lebenslauf bzw. -Sprachenpass)

9. Schritt: Eingabe der Teilnehmerdaten in die Datenbank Mobility Tool

Die Datenbank Mobility Tool dient zum Anlegen der Entsendegruppen, Eingabe der Abschlussberichte der Teilnehmer und Eingabe des Abschlussberichts des Projektleiters. Man erhält eine Bestätigung per E-Mail der NA-BIBB bzw. der EU, dass die Projektdaten in die Datenbank übertragen wurden. Vor der Nutzung der Datenbank muss man sich beim Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission EU Login (ehemals ECAS) unter https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi registrieren lassen (siehe auch 1. Schritt: Registrierung).

Die Teilnehmer geben zwecks Bearbeitung der Teilnehmer/ -innenverträge und der Abschlussberichte ihre Daten an den Projektleiter. Beispiel für ein Formular: Daten der Teilnehmer.pdf und Daten der Teilnehmer.doc.

Bevor man die Daten aller Begünstigten/Teilnehmer und Entsendegruppen/Mobilitäten in das neue Mobility Tool eingeben kann, muss die NA-BIBB erst die Projektdaten einspielen. Erst danach erhält man eine E-Mail, um den Zugang zum Mobility Tool zu aktivieren.

Eine Anleitung zum Mobility Tool findet man auf der Homepage der NA-BIBB unter Erasmus+ Berufsbildung >Durchführung > 5. Projekt bearbeiten im Mobility Tool+. Auf der Startseite im Mobility Tools findet man das englischsprachige Dokument "Mobility Tool - Guide for Beneficiaries". Erklärvideos zu diesem Dokument gibt es auf der Homepage der EU Education and Training mit den Titeln: Adding a mobility, Importing and exporting mobilities, Using CSV, Error logs und Submitting a report. Der DAAD hat diese Videos auch in Youtube eingestellt. Die einzelnen Links dazu gibt es hier.

Um einen bzw. den ersten Teilnehmer anzulegen, muss man im Menüpunkt "Mobilitäten" auf den Button "+ Anlegen" klicken. Weitere Teilnehmer können mit diesem Button angelegt werden. Falls sich aber viele Teilnehmerdaten (z.B. aufnehmnende Einrichtung, Entsendezeitraum etc.) ähnlich sind, kann man auch mithilfe eines Klicks auf die Schaltfläche "Kopieren" (Icon rechts außen vom Teilnehmer) gleich den nächsten Teilnehmer mit diesen Daten anlegen.

Die Daten für eine größere Anzahl von Teilnehmer können auch aus einer Liste importiert werden, anstatt die Daten für jeden Teilnehmer einzeln einzugeben. Dazu muss man den  Menüpunkt "Mobilitäten Import - Export“ aufrufen. Dort wird auch das "Mobility Tool+ Datenwörterbuch" angeboten. Man hat die Wahl zwischen einer CSV-Datei (kompliziert) und einer Excel-Datei (einfacher). Man kann z.B. eine noch leere XLS-Datei als Vorlage herunterladen. Alternativ dazu kann man auch vorher im Menüpunkt "Mobilitäten" mit dem Button "+ Anlegen" einen neuen Teilnehmer anlegen, so dass in der XLS-Datei schon eine Zeile ausgefüllt ist. Diese Zeile muss man dann kopieren und mit den restlichen Teilnehmerdaten ergänzen. Wichtig ist hier z.B. dass die Spalten "Geburtsdatum", "Datum Beginn" und "Datum Ende" als "Text" (Taste Strg + 1) formatiert sind und das Datum im Format "DD-MM-YYYY" eingegeben wird. Vor dem Hochladen muss man auch in der Spalte O (Mobilitäts-ID) sinnvolle und fortlaufende Nummern für die Teilnehmer vergeben. Nun kann man die Teilnehmerdaten über die ergänzte XLS-Datei in das Mobility Tool importieren. (Stand September 2017)

10. Schritt: Ausdruck der Teilnehmer/- innenverträge, Lernvereinbarungen und evtl. Zusatzvereinbarungen

Die Datenbank Europass Mobilität (https://de.europass-db.com/) dient zur Erstellung der Europässe Mobilität und gleichzeitiges Ausfüllen der Teilnehmer/-innenverträge (TNV) und Lernvereinbarungen (LV). Vor dem Ausfüllen muss man sich auch hier erst unter https://de.europass-db.com/de/europass-mobilitaet-registrierung.asp registrieren lassen.

Die Europässe Mobilität können frühestens zehn Wochen vor Aufenthaltsbeginn beantragt werden. Dazu muss man die Schaltfläche "Ich möchte den Europass Mobilität beantragen" anklicken. Für Mobilitäten im Programm Erasmus+ wählt man das "Verfahren Typ A" aus. Man erhält nach kurzer Zeit eine E-Mail der Agentur, wenn die Europässe Mobilität freigeschaltet sind. Erst dann kann man die Teilnehmerdaten hochladen und bearbeiten.

Für das gleichzeitige Ausfüllen der Europässe Mobilität, der Teilnehmer/-innenverträge (TNV) und der Lernvereinbarungen (LV)  nutzt man die Exportfunktion von der Datenbank Mobility Tool. Generieren Sie dazu eine Tabelle der Mobilitätserfahrungen aus dem Mobility Tool als Vorlage unter dem Menüpunkt "Mobilitäten Import - Export“. Speichern Sie diese Datei Ihrem Rechner im xls-Format (Excel 97-2003 Arbeitsmappe) ab. Klicken Sie im eingangs gestellten Europass Mobilitäts-Antrag auf die Schaltfläche: „Teilnehmerdaten aus Excel-Datei importieren“. Laden Sie die Excel-Datei hoch, indem Sie auf „Durchsuchen“ klicken und die gespeicherte Tabelle auf dem eigenen PC suchen und auswählen.  Dann „Datei hochladen und importieren“ anklicken.

Die Daten der Entsendeorganisation, der Gastorganisation und des Teilnehmers werden dann aus dem Europass Mobilität automatisch in die anderen Dokumente übertragen.

Die Teilnehmer/ -innenverträge, Lernvereinbarungen und Zusatzvereinbarungen müssen insgesamt jeweils mindestens 3x ausgedruckt und unterschrieben werden (1x für den Abschlussbericht an die NA-BIBB, 1x für den Teilnehmer, 1x für die Gastorganisation).

Tipp: Man kann die eigene Unterschrift zusamen mit dem Schulstempel als JPEG einscannen und dann in die Europass Datenbank mithilfe der Schaltfläche "Unterschrift und/oder Stempel hinterlegen" hochladen. Das Bild sollte maximal 7cm breit und 2 cm hoch  (bzw. 827 Pixel x 236 Pixel bei 300 px/inch) sein. Der aufnehmenden Einrichtung kann man aus der Datenbank heraus dann ein Passwort ("Passwort zusenden an Gastorganisation" bei Feld (22) ) zusenden lassen, um ebenfalls die Europässe Mobilität auszufüllen und elektronisch zu unterschreiben. Diese beiden Unterschriften bzw. Stempel erscheinen dann in den fertigen Europässen in den Feldern (12) und (18). Die Felder (36a) und (37a) müssen dann am Ausgabetag an den Teilnehmer noch von der Bezugsperson/MentorIn der Entsendeorganisation (Gastorganisation ist auch möglich!) mit Ausgabedatum und Unterschrift versehen werden. Der Teilnehmer muss als "InhaberIn" noch in den Feldern (7) und (38a) unterschreiben.

Hier ein Beispiel einer Zusatzvereinbarung: Zusatzvereinbarung.pdf und Zusatzvereinbarung.doc
Achtung: Der Inhalt dieser Zusatzvereinbarung ist juristisch noch nicht geklärt! (Problem der vorzeitigen Rückreise bei Heimweh, Todesfall in der Familie, Krankheit)

11. Schritt: Vorbereitung

Die Mobilität soll sprachlich, pädagogisch, kulturell und fachlich vorbereitet werden.

Tipp: Bei einer internen Vorbereitung sollte man eine Teilnehmerliste mit den Unterschriften der Teilnehmer anfertigen, in der die Punkte der Vorbereitung (z.B. Sprachkurs, Literatur, Stadtführung etc.) aufgeführt werden. Bei einer stichprobenartigen Belegprüfung durch die NA-BIBB muss man diese Liste vorlegen können (siehe Projektvertrag bzw. Finanzierungsvereinbarung - ARTIKEL 4 - Zahlungsmodalitäten)!

Beispiele für die interkulturelle Vorbereitung:

  • Durchführung eines vom Institut für Interkulturelle Kommunikation (www.inkup.uni-passau.de) an der Universität Passau e. V. angebotenen interaktiven Parcours zum Erwerb interkultureller Kompetenz "Anleitung zum Fremdgehen" im Rahmen einer eintägigen Veranstaltung.
  • Literatur für eigene, interkulturelle Seminare wie z.B.:
    • Interkulturelles Training, Kumbruck/Derboven, 2. Auflage 2009, Springer-Verlag, ISBN 978-3-540-88379-1, 49,95 €
    • Interkulturelle Kommunikation, Losche/Püttker, 5. Auflage 2009, ZIEL-Verlag, ISBN 978-3-940562-28-9, 19,80 €
    • Interkulturelle Kompetenzen, Erll/Gymnich, 5. Auflage 2011, Klett-Verlag, ISBN 978-3-12-940005-0, 14,95 €
    • Anleitung zum Fremdgehen, Hans-Christian König, 2. Auflage 2008, p.p.ink, ISBN 978-3-940222-01-5, 12,95 €
    • Einmal Ausland und zurück, Verena Seifert, 1. Auflage 2008, p.p.ink, ISBN 978-3-940222-02-2, 14,95 €
    • Professional Business English Trainers: Intercultural Competence in Business English: Buch mit Dokumenten-CD (Englisch), 1. November 2012, Cornelsen Verlag, ISBN 978-3065200790, 29,95 €
    • Intercultural Resource Pack - Intercultural communication resources for language teachers, Derek UtleyCambridge University Press, 2004, ISBN 978-0-521-53340-9, teilweiser Download hier
    • Wie man Deutscher wird in 50 einfachen Schritten / How to be German in 50 easy steps: Zweisprachiges Wendebuch Deutsch/Englisch, 2013, Verlag C.H.Beck, Adam Fletcher, ISBN 978-3406664328, 8,95 €
    • Make me German! Zweisprachiges Wendebuch Deutsch/ Englisch: Wie ich einmal loszog, ein perfekter Deutscher zu werden, 2015, Verlag C.H.Beck, Adam Fletcher, ISBN 978-3548375595, 9,99 €
    • Wie wir Deutschen ticken: Wer wir sind. Wie wir denken. Was wir fühlen. , Christoph Drösser, Verlag Edel Germany, 10. August 2015, ISBN 978-3841903464, 19,95 €
    • Die Deutschen - Wir Deutsche, Sylvia Schroll-Machl, Vandenhoeck & Ruprecht, 5. Auflage, 2016, ISBN 978-3-525-46164-8, 30,00 €
    • Beruflich in Babylon - Das interkulturelle Einmaleins weltweit, Sylvia Schroll-Machl, Vandenhoeck & Ruprecht, 2016, ISBN 978-3-525-49159-1, 30,00 €
    • Beruflich in ... , Bände der Reihe "Handlungskompetent im Ausland" vom Verlag Vandenhoeck & Ruprecht, diverse Autoren
    • Artikel in der Zeitschrift "Business Spotlight" in der Rubrik "Intercultural Compentence"
    • Empfehlung  "Interkulturelle Bildung und Erziehung in der Schule", Beschluss der Kultusministerkonferenz vom 25.10.1996
  • Fortbildungsreihe "Xpert culture communication skills" des Deutschen Volkshochschulverbandes (www.xpert-ccs.de)
    • Interkulturelle kompetenz - Handbuch für die Erwachsenenbildung, J. Roth u. C. Köck, Juli 2011, EduMedia GmbH, ISBN 978-3-86718-200-3, 19,95 €
    • euzBQ: Modul Interkulturelle Kompetenz - Xpert Basiszertifikat, Interkulturelle Kompetenz Kulturen verstehen - Sek 1, Arbeitsheft, Herdt-Verlag, ISBN: 978-3-941132-23-8 , 17,30 €
    • euzBQ: Modul Interkulturelle Kompetenz - Xpert Basiszertifikat, Interkulturelle Kompetenz Kulturen verstehen - Sek 1, Lehrerband, Herdt-Verlag, ISBN: 978-3-941132-37-5 , 17,30 €
  • Kostenlose, webbasierte Angebote zum Erwerb interkultureller Kompetenz z.B. "iKulT - Interkulturelle Trainingsmodule für KMU in Europa zur Förderung von Mobilität und Wissenstransfer" unter www.ikult.eu. Weitere Angebote siehe Linksammlung.

Beispiele für die landeskundliche Vorbereitung:

  • Internetrecherche über die ausländische Praktikumsfirma, die Partnerschule und die ausländische Region.
  • Internetrecherche über die Lebens- und Arbeitsbedingungen im Zielland (z.B. EURES-Portal) und des dortigen Bildungssystems (z.B. EURYPEDIA-Portal)
  • Stadtführung
  • Sammlung von Info-Broschüren und Stadtplänen der ausländischen Tourismus- und Fremdenverkehrsbüros
  • Reiseführer

Beispiele für die sprachliche Vorbereitung:

  • Online-Linguistic-Support (OLS):
    Die EU-Kommission ermöglicht seit der Antragsrunde 2017 Projekten mit einer Aufenthaltsdauer im Ausland von mindestens 19 Tagen den Zugang zum Online-Sprachentool der EU. Das Sprachentool ist verpflichtend. Die Teilnehmer müssen vor und nach ihrem Auslandsaufenthalt einen Sprachtest absolvieren, damit ihre Fortschritte beim Spracherwerb in der Arbeitssprache erfasst werden können.
  • Fremdsprachenunterricht: Dafür sollte man einen Vertrag mit einem Sprachenlehrer bzw. einer Sprachenlehrerin verfassen. Beispiel: Vertrag mit Sprachenlehrer.pdf (101 KB) und Vertrag mit Sprachenlehrer.doc (1,1 MB)
    Hinweis: Nebenberufliche Einkünfte sind bis zu einer Höhe von jährlich 2.100 Euro steuerfrei, wenn eine (nebenberufliche) Tätigkeit für eine gemeinnützige Organisation oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts vorliegt. (Siehe "Übungsleiterpauschale"; § 3 Nr. 26 EStG). Nach § 14 I S.3 SGB IV sind die Einkünfte auch nicht sozialversicherungspflichtig.
    Der Unterricht kann auch im Zielland stattfinden (z.B. eine Woche Sprachkurs kombiniert mit zwei Wochen Betriebspraktikum)
  • Bilderwörterbuch (z.B. Visuelles Wörterbuch Englisch-Deutsch, ISBN 978-3-8310-9034-1, 9,95 €)
  • Multimediale Sprachkurse bzw. Online-Sprachkurse

Beispiele für die fachliche Vorbereitung:

  • Besprechung der Lernvereinbarung (LV) mit den Teilnehmern
  • Bilderwörterbücher (Fachvokabular)

Beispiele für die pädagogische Vorbereitung:

  • Organisation der gemeinsame Freizeitgestaltung der Teilnehmer
  • Verhalten bei Krankheit und Konflikten in der Entsendegruppe und im Praktikumsbetrieb
  • Besprechung der Zusatzvereinbarung: Zusatzvereinbarung.pdf und Zusatzvereinbarung.doc mit den Teilnehmern

Beispiele für die organisatorische Vorbereitung:

  • Die Schülerinnen bzw. Schüler erhalten vor der Abfahrt eine Checkliste. Siehe Beispiel: Checkliste.pdf und Checkliste.doc
  • Die Schülerinnen bzw. Schüler erhalten vor der Abfahrt eine Liste mit allen Kontaktdaten und eine Telefon- und Handyliste
  • Die Schülerinnen bzw. Schüler erhalten vor der Abfahrt eine Kopie der Gruppenversicherung (Kranken-, Haft-, Unfallversicherung, ... )
  • Klärung der Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Mobilität vor Ort, Möglichkeiten zum Waschen der Wäsche, Reisepapiere (Visa) etc.

Tipp: Für alle teilnehmenden in- und ausländischen Schülerinnen und Schüler kann auf der eTwinning-Webseite eine geschlossene Kommunikationsplattform "TwinSpace" mit Blog, Chat, Briefkasten, Bildergalerien und Dateiordner eingerichtet werden. So können bereits vorher erste Kontakte geknüpft werden.

12. Schritt: Versicherung der Teilnehmer

Die Teilnehmer sollten vor der Ausreise über eine Gruppenversicherung (Kranken-, Haftpflicht- und Unfallversicherung am Arbeitsplatz) und ggf. eine Reiserücktrittsversicherung versichert werden. Wichtige Hinweise zu den Versicherungen findet man im Dokument "Zusatzinformation Versicherung für Teilnehmende in Mobilitätsprojekten" auf der Homepage der NA-BIBB.

Für die Projektleiter ist es ratsam, alle Teilnehmer ausreichend zu versichern, auch wenn die Gefahr besteht, dass die Teilnehmer teilweise überversichert sind. Im Schadensfall wird vor Gericht stehts der "Einzelfall" verhandelt!

Der Projektleiter sollte auch bei dem Träger der Unfallversicherung für die Berufsschule - da der organisatorische Verantwortungsbereich bei der Berufsschule liegt - den "Wechsel des Ausbildungsortes" anzeigen. Gleiches gilt für den Ausbildungsbetrieb, der die jeweilige Berufsgenossenschaft informieren sollte.

Der Projektleiter muss auch überprüfen, ob die sogenannten "Tätigkeits- und Bearbeitungsschäden" durch die Versicherung abgedeckt sind. Es ist nicht immer sicher, ob der ausländische Betrieb eine betriebliche Haftpflichtversicherung für den Teilnehmer abgeschlossen hat.

Versicherungspakete werden angeboten z.B. von:

13. Schritt: Beantragung der A1-Bescheinigung bei Dienstreisen ins Ausland

Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts sehen vor, dass unsere Auszubildenden (beim Betriebspraktikum) aber auch verbeamtete und angestellte Lehrkräfte (beim Betriebspraktikum, bei Lehrerfortbildungen, bei Unterrichtstätigkeiten und bei Hospitationen) im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein, Norwegen sowie der Schweiz mit der sog. A1-Bescheinigung nachweisen müssen, dass sie weiterhin den Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit unterliegen.

Bitte beachten Sie hierzu die KMSen vom 11.10.2019 und vom 11.02.2020, welche per OWA an alle staatlichen Schulen in Bayern verschickt wurden und als Anlage eine Anleitung zum Ausfüllen des A1-Fragebogens für Lehrkräfte enthält.

14. Schritt: Durchführung der Entsendegruppen (engl. flows)

Ab 01.01.2014 gilt für Leonardo-Mobilitäts-Auslandsaufenthalte für der Lernenden eine Mindestaufenthaltsdauer von 14 Tage  bis maximal 12 Monate (laut BBIG in der Ausbildung nur max. 9 Monate möglich!) vor Ort. Laut NA-BIBB müssen es mindestens 10 Arbeitstage sein. Z.B. ist folgendes Modell möglich: Anreise am Sonntag, dann 5 Arbeitstage (Montag-Freitag), Samstag und Sonntag frei, wieder 5 Arbeitstage (Montag-Freitag), Abreise am Samstag. Im Mobility-Tool müssen allerdings bei diesem Modell ausnahmsweise 14 Aufenthaltstage und 0 Reisetage angegeben werden!

Die Aufenthaltsdauer von Lehrenden beträgt mindestens 2 volle (!) Tage vor Ort (mit Reisetagen also 4 Tage) bis maximal 2 Monate. Für die Berechnung der Aufenthaltsstückkosten (Individual support) werden die An- und Abreisetage berücksichtigt. (Wer beim ersten "Hochladen" dies nicht berücksichtigt hat, kann den Antrag nochmals "hochladen". Es zählt immer der letzte hochgeladene Antrag!)

Die Mobilitäten können einseitig (z.B. Entsendung einer Gruppe Auszubildender zu einer Sprachenschule nach England) oder beidseitig (z.B. Vermittlung und Betreuung von mehrwöchigen Betriebspraktika im Ausland durch eine ausländische Partnerschule) stattfinden. Es sind keine "Schüleraustäusche", sondern berufliche Fortbildungen bzw. Praktika!

Obwohl hier das Stipendium als Pauschale bezahlt wird, möchte die NA-BIBB einen Nachweis der durchgeführten Mobilität sehen. Verpflichtend ist ein formloses Schreiben mit einer Namensliste der Teilnehmer und der Unterschrift der aufnehmenden Einrichtung. Bayerische Projektleiter sollten trotzdem für ihre Abrechnung mit der Staatsoberkasse alle Boarding-Pässe, Rechnungen für die Flug- und Zugtickets, Tankquittungen, Hotelrechnungen etc. aufheben.  

Achtung: Die ausgefüllten und unterschriebenen Europässe Mobilität der Teilnehmer gelten hier nicht als Nachweis, dass die Teilnehmer wirklich im Ausland waren!!

Vorschlag:  Die aufnehmenden Betriebe erhalten während der Entsendung zur zusätzlichen Qualitätssicherung einen "Joint Report". Siehe: JOINT REPORT.pdf und JOINT REPORT.doc. Der Teilnehmer erhält so ein Feedback seiner Praktikumsleistung. Er behält das Original; eine Kopie bleibt beim Projektleiter.

Rechtliche Hinweise:

  • Begleitende Lehrkräfte sollten vor der Ausreise einen Antrag auf Gewährung von Dienstbefreiung (falls Unterricht ausfällt) und einen Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (auch in den Ferienzeiten und am Wochenende) stellen, um versichert zu sein. Es kann zusätzlich auch ein Antrag auf Erstattung der Reisekosten (mit dem Hinweis: Reisekosten werden aus Leonardo da Vinci Fördermitteln erstattet) gestellt werden.
  • Bei Leonardo da Vinci Mobilitäten handelt es sich eigentlich weder um Schülerfahrten (KMBEK vom 9. Juli 2010 Az.: II.1-5 S 4432-6.61 208) noch um einen internationalen Schüleraustausch (KMBEK vom 26. Januar 2010 Az.: I.6-5 S 4324-6.125 135). Wegen der Aufsichtspflicht sollte man daher vorsichtshalber nur volljährige Auszubildende teilnehmen lassen!

Meldepflicht bei der Bundesbank:
Überweisungen von über 12.500 € an z.B. ausländische Partneragenturen sind entsprechend der Vorgaben der Bundesbank meldepflichtig. Bei einer einmaligen Überweisung reicht ein Anruf unter der entgeltfreien Service-Nummer, bei mehrmaligen Überweisungen sollte die Schule eine Meldenummer beantragen. Auf der Homepage der Bundesbank findet man das entsprechende Antragsformular und weitere Informationen. 

15. Schritt: Evaluation der Teilnehmer

Der Projektleiter erhält u.a. ein Feedback der Teilnehmer über die erfolgreiche Durchführung des Praktikums durch z.B.:

  • Auswertung der Joint-Reports der Teilnehmer
  • Interview der Teilnehmer :)
  • Ausfüllen eines selbsterstellten Evaluationsbogens / Fragebogens durch die Teilnehmer :)
  • Mündlicher Bericht / Vortrag der Teilnehmer vor der Klasse etc.

:) In Anlehnung an: BBQ Berufliche Bildung, Sibylle Sock u. a., Waiblingen August, 2007, Handlungsleitfaden, von Experten, für Experten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Auslandsaufenthalten während der Erstausbildung, Seite 73, kann man aus dem Gesprächsleitfaden für Interviews auch einen eigenen Fragebogen entwickeln. Siehe: Fragebogen_fuer_Auszubildende_nach_ihrer_Rueckkehr_(Frankreich).docx

16. Schritt: Evaluation durch die Teilnehmer

Die Versendung des Teilnehmerberichtes erfolgt automatisch und ist abhängig vom Enddatum der jeweiligen Mobilität. Einen Tag nach dem eingetragenen Enddatum der Mobilität, erhält der Teilnehmer eine Mail mit Zugang zum vorgefertigten Bericht im EU-Survey. Der Teilnehmer muss über eine gültige Mailadresse und einem internetfähigen Rechner verfügen. Der Bericht wird online vom Teilnehmer ausgefüllt.

Tipps:  Drucken Sie vorher ein Muster des Fragebogens aus und besprechen Sie ihn mit den Teilnehmern. Einige Fragen könnten von den Teilnehmern falsch verstanden werden! 

17. Schritt: Abschlussbericht

Der Zuschussempfänger muss spätestens innerhalb von 60 Kalendertagen nach Beendigung der Vertragslaufzeit laut Art. I.2.2 im Mobility Tool+ einen Abschlussbericht erstellen.
Achtung: Die Checkliste und die Ehrenwörtliche Erklärung für den Schulleiter erscheinen erst ganz zum Schluss können aber schon vorher heruntergeladen werden

Bayerische Finanzhilfeempfänger müssen spätestens sechs Monate nach Projektende, welches in der Finanzhilfevereinbarung festgesetzt ist, mit der zuständigen Regierung abrechnen! Werden laut Abschlussbericht nicht alle Fördergelder ausgeschöpft, müssen die zu viel erhaltenen Fördermittel schon vor dem Ablauf dieser sechs Monate über die jeweilige Regierung zurückbezahlt werden. Im Falle einer nachträglichen Verlängerung der Mobilitätsphase, oder für den Fall, dass die Schule mögliche Restmittel nicht innerhalb der Sechsmonatsfrist verwenden kann, können Schulen bei der zuständigen Regierung formlos eine Verlängerung der Frist mit Angabe von Gründen um weitere sechs Monate beantragen.

18. Schritt: Verleihung der Europässe / Abschlusszeugnis der Berufsschule

Die Europässe Mobilität müssen von der entsendenden Einrichtung online ausgefüllt und ausgedruckt und von ihr und der aufnehmenden Einrichtung unterschrieben und gestempelt werden. Es besteht die Möglichkeit, der aufnehmenden Einrichtung ein Passwort für die Bearbeitung der Europasse Mobilität automatisch zuzusenden. Außerdem kann man die eigene Unterschrift und den Stempel der Einrichtungen einscannen und automatisch in die Dokumente einfügen.  Zusammen mit den Papierfoldern, die man nach dem Beantragen per Post zugesendet bekommt, kann man die Europässe Mobilität während der Abschlussfeier der Berufsschule bzw. -fachschule an die Teilnehmer feierlich übergeben.

In das Abschlusszeugnis der Berufsschule kann man noch den folgenden Hinweis einbauen: " Die Schülerin bzw. der Schüler hat an einer x-wöchigen Leonardo da Vinci Mobilität im Land X teilgenommen".

19. Schritt: Verbreitung der Projektergebnisse

Die Verleihung der europässe kann werbewirksam über die Presse verbreitet werden. Nähere Informationen über eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit findet man unter:

Ferner wird das Projekt automatisch durch die Erasmus+ Project Results Platform (EPRP), in der die im Programm geförderten Projekte und Produkte aufgelistet sind, in Englisch verbreitet.

20. Schritt: Akkreditierungsverfahren (Mobilitätscharta für die Berufsbildung, engl. European Quality Charter for Mobility)

Das neue Akkreditierungsverfahren ersetzt im Programm "Erasmus+" (2014-2020) das Mobilitätszertifikat des alten Programms "Lebenslanges Lernen" (2007-2013). Einrichtungen mit Mobilitätszertifikat hatten die Möglichkeit, mit nur einem Antrag vereinfacht mehrere Mobilitäten im Zeitraum von 3 Jahren durchzuführen. Übergangsweise können Einrichtungen mit Mobilitätszertifikat diesen Vorteil noch einmal im Jahr 2014 nutzen.

Die Europäische Kommission hat einen Aufruf zur Einreichung von Anträgen auf die Mobilitätscharta in der Berufsbildung (CALL – EAC/A01/2015) veröffentlicht. Der ergänzende Aufruf dazu wurde auf der Homepage der NA beim BIBB veröffentlicht. Mit dem Akkreditierungsverfahren können Einrichtungen wieder vereinfacht Fördermittel für Mobilitäten abrufen.

Im kommenden Jahr 2020 können ausnahmsweise keine Anträge mehr für die Mobilitätscharta mehr gestellt werden, da das Nachfolgeprogramm von Erasmus+ im Jahr 2021 startet,

Weiteres siehe unter: www.na-bibb.de/erasmus-berufsbildung/mobilitaet/mobilitaetscharta/ 

Tipp: Bei Unstimmigkeiten, Beschwerdefällen, Anregungen und Kritik kann man sich auch an die Ombudsstelle der NA-BIBB wenden.